Citya dématérialise ses factures avec l'appui d'ENGIE Entreprises & Collectivités
L’ère du “tout-papier” est-elle enfin révolue ? Pour Matthieu Chaplain, Directeur de Copropriété chez Citya Immobilier, il semblerait que la dématérialisation ait considérablement accéléré les choses… Il revient sur la collaboration fructueuse entre Citya Immobilier et ENGIE E&C, deux entreprises désireuses d’agir en faveur de l’environnement en facilitant le travail des syndics de copropriétés tout en assurant la satisfaction des copropriétaires.
Pouvez-vous nous présenter Citya Immobilier ?
Nous sommes le premier groupe indépendant d’administration de biens en France. Citya Immobilier est un des leaders du marché du immobilier sur le territoire. Depuis 1990, et grâce à la détermination de son fondateur Philippe Briand, notre entreprise connaît une croissance constante. Avec près de 200 agences réparties dans 130 villes en France, nous fonctionnons comme un réseau d’administrateurs de biens proposant différents services pour les locataires, propriétaires et copropriétaires.
Aujourd’hui, nos quatre pôles d’expertise sont la location, la gérance locative, les transactions immobilières et le syndic de copropriété. Forts de sa transversalité, nous avons misé sur la modernisation des procédures en optant pour la dématérialisation des documents de copropriété.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?
Depuis 2015, la loi ALUR constitue un cadre réglementaire pour l’envoi de documents dématérialisés en copropriété. Depuis 1965, la transmission des informations était assurée par voie postale, la mesure a donc été source de nombreux changements pour les syndics de copropriété. Grâce à la dématérialisation, les documents de gestion de l’immeuble et des copropriétaires sont moins nombreux et plus facilement accessibles.
L’accès aux documents, entièrement sécurisé, est à la fois disponible pour les membres du syndicat de copropriétaires et pour ceux du conseil syndical. L’idée étant d’offrir une plateforme d’échange et de transmission de documents sécurisée et uniquement orientée vers la meilleure gestion de l’immeuble.
Chez Citya Immobilier, nous avons choisi d’accélérer la procédure de dématérialisation des documents afin de faire gagner du temps à la fois à nos collaborateurs et à nos clients. Le résultat est là, les tâches sont simplifiées et le gain de temps est considérable !
Comment s’est opérée la procédure de dématérialisation chez Citya Immobilier ?
Très facilement, et ceci en grande partie grâce à l’aide d’ENGIE et de notre interlocuteur privilégié, Nicolas Kadiri. Pour nous, il était devenu fondamental de réduire le nombre de factures et d’améliorer les conditions de travail de nos équipes.
La prochaine étape ? Continuer sur la même voie en dématérialisant les factures de gaz.
En interne, la solution a été très bien accueillie par les équipes. La procédure a été rapide et chacun a été formé à son rythme afin d’appréhender ce nouvel outil de travail. En externe, les copropriétaires se sont également très vite adaptés à ce changement, réduisant considérablement la pénibilité de l’envoi mensuel de factures.
Quels résultats observez-vous depuis cette dématérialisation des documents ?
La dématérialisation a eu des conséquences très positives sur le travail des standardistes et des comptables. Il faut imaginer le nombre de courriers que nous recevions quotidiennement… Depuis notre collaboration avec ENGIE E&C, nous comptabilisons 6000 factures en moins. La charge sur nos bureaux est allégée, nos collaborateurs ravis et nos copropriétaires satisfaits !
Nous avons constaté à la fois un gain de temps et de productivité. Le système traditionnel n’est tout simplement plus adapté à la réalité de notre travail.
Autrefois, une facture allait de mains en mains avant d’être intégralement traitée. Après réception, elle passait par plusieurs services (secrétariat, gestion, comptabilité…), rendant cette activité peu optimale. Désormais, les factures sont accessibles en ligne, possèdent la même nomenclature et sont plus lisibles, pour tous !
Pourquoi avoir choisi de construire cette solution avec ENGIE E&C ?
Lorsque nous avons rencontré Nicolas pour la première fois, nous ne pensions pas que les choses allaient pouvoir être aussi simples à mettre en place. En nous présentant l’offre Dig-e-Fact, Nicolas nous a fait comprendre que la bascule pouvait s’opérer rapidement et sans freiner la productivité de notre établissement. Et à notre grande surprise, la transition ne s’est quasiment pas faite ressentir ! ENGIE E&C nous a assisté à chaque étape : les équipes se sont déplacées au cabinet afin de récupérer l’intégralité des factures et mettre en place rapidement une nouvelle offre plus globale.
Tout s’est donc passé très rapidement et efficacement. Nous avons senti Nicolas à l’écoute, prêt à répondre à nos questions à tout moment. Grâce à ENGIE E&C, c’est l’ensemble de la structure qui a pris conscience des économies réalisés. Nous bénéficions d’un nouvel élan de productivité au sein de nos locaux et en sommes comblés !
Qu’est ce qui vous semble le plus important dans votre relation avec ENGIE E&C ?
L’écoute et la disponibilité. Au-delà de la réactivité de l’outil, c’est la réactivité de l’ensemble de l’équipe ENGIE E&C qui est appréciable. Cette disponibilité a été d’une grande aide lors de l’intégration de ce nouvel outil puisque la transition a pu être faite pas à pas et en toute sérénité. Ce sentiment de pouvoir échanger en toute transparence ne nous a pas quitté et, encore aujourd’hui, nous sommes ravis de notre collaboration avec ENGIE E&C. Nous proposons à nos clients une transition en toute confiance, tout comme ENGIE E&C l’a fait avec nous. Citya Immobilier et ENGIE E&C continueront encore longtemps, nous l’espérons, à œuvrer ensemble pour le confort de tous.