Présentation de Citya Immobilier
C’est le premier groupe indépendant d’administration de biens en France. Citya Immobilier est un des leaders du marché du immobilier sur le territoire. Depuis 1990, et grâce à la détermination de son fondateur Philippe Briand, l’entreprise connaît une croissance constante. Avec près de 200 agences réparties dans 130 villes en France, elle fonctionne comme un réseau d’administrateurs de biens proposant différents services pour les locataires, propriétaires et copropriétaires.
Aujourd’hui, les quatre pôles d’expertise sont la location, la gérance locative, les transactions immobilières et le syndic de copropriété. Forts de sa transversalité, ils ont misé sur la modernisation des procédures en optant pour la dématérialisation des documents de copropriété.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?
Depuis 2015, la loi ALUR constitue un cadre réglementaire pour l’envoi de documents dématérialisés en copropriété. Depuis 1965, la transmission des informations était assurée par voie postale, la mesure a donc été source de nombreux changements pour les syndics de copropriété. Grâce à la dématérialisation, les documents de gestion de l’immeuble et des copropriétaires sont moins nombreux et plus facilement accessibles.
L’accès aux documents, entièrement sécurisé, est à la fois disponible pour les membres du syndicat de copropriétaires et pour ceux du conseil syndical. L’idée étant d’offrir une plateforme d’échange et de transmission de documents sécurisée et uniquement orientée vers la meilleure gestion de l’immeuble.
Chez Citya Immobilier, ils ont choisi d’accélérer la procédure de dématérialisation des documents afin de faire gagner du temps à la fois à leurs collaborateurs et à leurs clients. Le résultat est là, les tâches sont simplifiées et le gain de temps est considérable !
Comment s’est opérée la procédure de dématérialisation chez Citya Immobilier ?
Très facilement, et ceci en grande partie grâce à l’aide d’ENGIE. Pour eux, il était devenu fondamental de réduire le nombre de factures et d’améliorer les conditions de travail de leurs équipes.
La prochaine étape ? Continuer sur la même voie en dématérialisant les factures de gaz.
En interne, ils assurent que la solution a été très bien accueillie par les équipes. La procédure a été rapide et chacun a été formé à leur rythme afin d’appréhender ce nouvel outil de travail. En externe, les copropriétaires se sont également très vite adaptés à ce changement, réduisant considérablement la pénibilité de l’envoi mensuel de factures.
Quels résultats observés depuis cette dématérialisation des documents ?
La dématérialisation a eu des conséquences très positives sur le travail des standardistes et des comptables. Il faut imaginer le nombre de courriers reçus quotidiennement… Depuis la collaboration avec ENGIE, ils comptabilisent 6000 factures en moins. La charge sur les bureaux est allégée, les collaborateurs ravis et les copropriétaires satisfaits !
Ils ont constaté à la fois un gain de temps et de productivité. Le système traditionnel n’est tout simplement plus adapté à la réalité du travail.
Autrefois, une facture allait de mains en mains avant d’être intégralement traitée. Après réception, elle passait par plusieurs services (secrétariat, gestion, comptabilité…), rendant cette activité peu optimale. Désormais, les factures sont accessibles en ligne, possèdent la même nomenclature et sont plus lisibles, pour tous !
Qu’est ce qui vous semble le plus important dans votre relation avec ENGIE ?
L’écoute et la disponibilité. Au-delà de la réactivité de l’outil, c’est la réactivité de l’ensemble de l’équipe ENGIE qui est appréciable. Cette disponibilité a été d’une grande aide lors de l’intégration de ce nouvel outil puisque la transition a pu être faite pas à pas et en toute sérénité. Ce sentiment de pouvoir échanger en toute transparence ne nous a pas quittés et, encore aujourd’hui, nous sommes ravis de notre collaboration avec ENGIE. Nous proposons à nos clients une transition en toute confiance, tout comme ENGIE l’a fait avec nous.
Vous souhaitez en savoir + sur la mise en place de ces solutions innovantes ?
