Charte sur la protection des données à caractère personnel
La protection de vos données à caractère personnel est une préoccupation essentielle du groupe ENGIE et de son entité « Entreprises & Collectivités ».
Dans le cadre de nos activités sur le marché B2B, et conformément à la législation en vigueur en France et en Europe, nous nous engageons à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des utilisateurs de nos services, ainsi qu’à respecter la vie privée des représentants de nos clients et prospects.
La présente Charte de Protection des données à caractère personnel s’applique à toutes les données à caractère personnel (ci-après les « Données Personnelles »), qui vous concernent en tant que représentants de nos prospects, clients et/ou contreparties, ou en tant que visiteurs/utilisateurs de nos sites web et des services associés, ou en tant que cocontractant personne physique dans le cadre spécifique de nos offres d’individualisation des charges de gaz naturel en habitat collectif (ci-après la « personne concernée », « vous », « votre »).
Elle vous informe sur la façon dont l’entité Entreprises & Collectivités de ENGIE SA (ci-après « nous », « notre ») , en sa qualité de responsable de traitement, ses sous-traitants et éventuels partenaires, dans le cadre des activités commerciales de fourniture de produits et service en énergie, collectent les Données Personnelles vous concernant, à quelles fins, et sur quelles durées nous les conservons, et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.
A quelles occasions vos données personnelles sont-elles collectées/utilisées ?
On entend par Données Personnelles toute information vous identifiant directement ou indirectement en qualité de personne physique.
Nous sommes amenés à recueillir vos Données Personnelles, directement auprès de vous ou indirectement auprès d’un tiers autorisé, dans le cadre de nos échanges professionnels (relation d’affaires), en particulier lors de :
– vos échanges avec vos interlocuteurs dédiés, en charge d’assurer la relation d’affaires avec votre établissement,
– vos échanges avec nos services clientèle,
– la création d’un compte utilisateur sur nos plateformes Intranet ou bien la gestion de vos Données Personnelles sous ces mêmes plateformes,
– l’abonnement à une newsletter ou tout dispositif d’information marché ou d’alerte,
– une demande de contact ou d’offres de fourniture formulée par vos soins,
– l’organisation d’évènements ou de conférences,
– l’inscription à un jeu-concours ou à un programme de fidélité,
– la réponse à des enquêtes de satisfaction.
Les données collectées sont alors les Données Personnelles permettant l’identification des personnes qui représentent votre établissement (nom, prénom, n° de téléphone professionnel, courriel professionnel, fonction) à des fins professionnelles.
Ces Données Personnelles sont celles que vous nous communiquez au moyen de formulaires, qu’ils soient dématérialisés sur les sites internet ou sous format papier, ou encore en réponse à des questions qui vous sont posées par des collaborateurs d’ENGIE SA Entreprises & Collectivités ou des prestataires habilités par celle-ci.
Lors de vos visites ou utilisation de nos sites web, nous collectons avec votre consentement, et utilisons, des Données Personnelles pour nous aider à améliorer l’expérience utilisateur et à gérer les services que nous fournissons.
Il peut s’agir d’informations telles que des données d’identification électronique (ex. votre adresse IP ou vos données de connexion lorsque c’est utile) ou des informations obtenues par le biais de nos formulaires de contact en ligne ou nos plates-formes extranet (ex. coordonnées, adresse mail, ….)
Nous pouvons être amenés, comme nos prestataires habilités, à enregistrer ponctuellement les conversations téléphoniques que nos collaborateurs ont avec vous. Nous les enregistrons pour améliorer nos services et plus particulièrement pour former nos équipes. Nous vous informerons toujours de la possibilité d’un enregistrement de la conversation téléphonique et des moyens de vous y opposer préalable à la conservation de l’enregistrement.
Nous pouvons être amenés à collecter, dans le cadre des dispositifs de protection de nos bureaux et de notre personnel, images, photos ou vidéos ou preuve d’identité lors d’une visite dans nos bureaux, dans le respect de la législation applicable.
Dans le cadre des offres d’individualisation des charges de gaz naturel en habitat collectif, nous ou nos sous-traitants/partenaires sommes amenés à collecter en complément, directement auprès des personnes concernées ou indirectement avec leur consentement, les Données personnelles strictement nécessaires à l’exécution du contrat telles :
– les coordonnées / données d’identification des personnes concernées : les nom(s) et prénom(s) du ou des contractants, du ou des payeurs,
– les données de paiement : numéro de compte bancaire,
–les données de consommation d’énergie.
Enfin, nous pouvons être amenés à enrichir nos bases de données à des fins de prospection, avec celles de partenaires, dans le respect de la réglementation applicable.
A quelles fins vos données personnelles sont-elles utilisées ?
Nous ne traitons les Données personnelles qu’à des fins déterminées, explicites et légitimes.
Pour la formation et l’exécution du contrat :
Les traitements de vos Données personnelles ont pour finalités l’établissement de propositions d’offres et services en réponse aux besoins des établissements que vous représentez, l’exécution et le traitement du/des contrats avec ENGIE Entreprises & Collectivités, ainsi que la gestion de nos sites web réservée à notre clientèle (nos espaces client notamment) et la gestion de l’accès à ceux-ci.
Pour des finalités correspondant à un intérêt légitime d’ENGIE Entreprises & Collectivités :
– nous pouvons utiliser vos Données personnelles afin d’observer, évaluer et améliorer durablement nos produits et services. Ainsi des enquêtes de satisfaction pourront vous être adressées et nous pouvons également collecter des données personnelles non strictement nécessaire à l’exécution du contrat telles les données de navigation afin d’être en mesure de mieux répondre à vos attentes et pouvoir personnaliser les services que nous proposons.
– nous pouvons également utiliser vos Données personnelles afin de vous informer et vous proposer des offres et services complémentaires dont nous estimons qu’ils peuvent intéresser les établissements que vous représentez (prospection commerciale).
Vos données sont conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités mentionnées ci-dessus.
Quels sont les destinataires de vos données ?
Les données collectées sont destinées aux services internes d’ENGIE Entreprises & Collectivités et à ses sous-traitants, aux établissements financiers et postaux, aux tiers autorisés en vertu d’une disposition légale ou réglementaire, ainsi qu’au(x) gestionnaire(s) de réseaux de distribution.
Les données collectées peuvent faire l’objet d’un traitement par des prestataires situés en dehors de l’Union Européenne. Elles peuvent notamment faire l’objet d’un traitement ponctuel par des prestataires de services informatiques situés en dehors de l’Union Européenne, dans des cas spécifiques de besoin de support informatique.
ENGIE Entreprises & Collectivités prend toutes les dispositions nécessaires avec ces prestataires pour garantir un niveau de protection de vos données adéquat, et ce en conformité avec la règlementation applicable.
Si les prestataires concernés ne sont pas situés dans un pays disposant d’une législation de protection des données personnelles considérée comme adéquate ou si, s’agissant de transferts de données vers les Etats-Unis, les sous-traitants et partenaires concernés ne disposent pas d’une certification active au Bouclier de Protection des données (ou Privacy Shield – mécanisme d’auto-certification reconnu par la Commission Européenne comme offrant un niveau de protection adéquat aux données personnelles transférées vers les Etats-Unis-), ils doivent alors préalablement avoir signé les «clauses contractuelles types» de la Commission européenne.
Comment pouvez-vous contrôler vos données personnelles ?
Conformément à la règlementation applicable, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement des données à caractère personnel qui vous concernent. Vous pouvez également vous opposer aux traitements réalisés, en demander la limitation, ainsi que formuler une demande de portabilité de vos données.
Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits en vous adressant à : DonneesPersonnelles-EntreprisesetCollectivites@engie.com
ENGIE SA a par ailleurs nommé auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) un délégué à la protection des données, que vous pouvez contacter par courrier :
ENGIE- Délégué à la Protection des Données – Département Données Personnelles Groupe
1 Place Samuel Champlain 92930 Paris La Défense Cedex,
Ou en vous rendant sur le portail suivant :
https://engiegbs.service-now.com/gdpr_portal
Vous disposez enfin de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel en France.
Comment est assurée la sécurité de vos données personnelles ?
ENGIE Entreprises & Collectivités assure la protection des données personnelles qui lui sont confiées :
- En mettant en œuvre les mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation ou accès à des tiers non autorisé
- En s’assurant que le système d’information, les serveurs et les réseaux utilisés pour traiter et stocker les données personnelles sont dotés de systèmes de sécurité et de protection adaptés au niveau de sensibilité des données traitées et au niveau de risque du traitement considéré (chiffrement des données, pare-feu, redondance, sauvegarde, etc…).
- En veillant à limiter les autorisations d’accès logique et physique aux seuls collaborateurs devant assurer, dans le cadre de leurs fonctions, les traitements dont les finalités ont été décrites précédemment.
En sensibilisant l’ensemble des collaborateurs ENGIE Entreprises & Collectivités à la protection des données à caractère personnel
- En imposant à nos prestataires/sous-traitants de se conformer à ces mêmes principes de protection.
La présente charte sur la protection des données à caractère personnelles peut être amenée à évoluer, en raison notamment de l’introduction de nouveaux services ou de nouvelles technologies, ou encore d’évolutions du cadre législatif et réglementaire.
Nous vous invitons à consulter cette page régulièrement pour prendre connaissance de modifications éventuelles.