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Facturation électronique : avec Chorus Pro, ENGIE fait carton plein

Déjà largement utilisée par ENGIE auprès de ses clients privés, la facturation électronique est désormais une pratique généralisée auprès de ses clients publics, autour de la plate-forme Chorus Pro dédiée aux collectivités locales, établissements publics, services de l’Etat ainsi qu’à leurs fournisseurs.

Cette plateforme en ligne permet le dépôt, la transmission et le suivi des factures électroniques.

Un outil aujourd’hui largement utilisé par ENGIE, synonyme d’efficacité et de responsabilité.

Depuis le 1er janvier 2017, la facturation dématérialisée est obligatoire pour les grandes entreprises émettrices de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics. Et depuis le 1er janvier 2018, elle l’est pour les ETI avant de s’imposer d’ici 2020 aux PME et aux micro-entreprises.

Au service de cette obligation, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a développé le portail digital Chorus Pro, mis gratuitement à la disposition des fournisseurs et permettant à leurs clients publics de recevoir et suivre leurs factures.

Chez ENGIE, l’utilisation de Chorus Pro s’est imposée : plusieurs dizaines de milliers de factures dématérialisées sont émises chaque mois à destination de la quasi-totalité de ses clients publics.

Un processus plus fluide et moteur de satisfaction

Ce dispositif a permis de moderniser et de simplifier l’organisation de la facturation entre clients et fournisseurs.

Pour ENGIE son déploiement a été orchestré dans une véritable logique de service, avec la volonté de s’adapter au plus près à l’organisation comptable des clients – conduisant dans certains cas à une refonte totale de leur facturation : réorganisation des regroupements de factures, harmonisation des modalités de paiement, intégration de nouveaux codes comptables. A ces bénéfices directs pour le client s’ajoutent les avantages « naturels » de la dématérialisation, profitables à tous : réduction des délais d’acheminement, diminution de l’empreinte carbone, traçabilité facture par facture, intégration directe sans saisie manuelle chez le client .

Quelques règles à respecter pour un fonctionnement optimal

Le bon fonctionnement du dispositif Chorus Pro suppose toutefois quelques règles.

Pour commencer, les consignes données par le client pour le paramétrage des factures doivent être compatibles avec les exigences qu’il a lui-même fixées sur le portail Chorus : par exemple si le code Engagement Juridique est stipulé « obligatoire » sur Chorus, le client doit veiller à le fournir à son fournisseur. Dans le même esprit, c’est au client qu’il appartient de communiquer, en amont, toute modification des paramètres Chorus à son fournisseur. Une nécessité pour pour permettre à ce dernier d’intégrer ces changements dans son système d’information et éviter toute rupture d’acheminement des factures.

De la même manière, la fonction « Rejeter » est à manier avec précaution. Comme le souligne régulièrement l’AIFE, « le rejet d’une facture doit rester une solution de dernier recours ». En effet le rejet est irréversible et oblige le fournisseur à annuler la facture rejetée et à en déposer une nouvelle – même s’il s’avère qu’elle était parfaitement conforme !

C’est pourquoi, notamment, le client ne doit surtout pas rejeter la facture en cas d’anomalie sur l’un des paramètres Chorus. Pour gérer cette situation, l’AIFE a créé sur Chorus Pro le statut « A recycler », qui permet au fournisseur de re-déposer la même facture après avoir rectifié le paramètre Chorus en défaut. C’est LA solution à privilégier, comme le rappelle régulièrement l’AIFE dans ses lettres d’information. Une facture rejetée à tort par le client peut être ramenée au statut « A recycler » pour permettre une nouvelle présentation par le fournisseur.

En cas de rejet justifié, « il est important, souligne l’AIFE, de renseigner le motif de rejet d’une facture de manière explicite afin que l’émetteur de la facture puisse réémettre une facture correcte ».

Peu à peu, Chorus Pro s’installe comme un véritable canal d’échange entre ENGIE et ses clients publics, une nouvelle dimension de la relation client où le digital est source d’efficacité et de réactivité. Tout en laissant au contact humain la place qu’il doit conserver.