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Des économies grâce à l’accompagnement d’ENGIE : Synlab, la preuve par l’éprouvette

Frédérique Drillon, responsable des achats indirects chez le groupe Synlab (leader du diagnostic médical en Europe) témoigne sur l’expérience de son renouvellement de contrat d’énergie.

Quel est votre parcours et quelles sont vos responsabilités chez Synlab ?

Après 10 ans de comptabilité, je me suis reconvertie dans les achats internationaux avant de me spécialiser en achats indirects.

J’ai obtenu un MBA en Management des achats en 2018 et suis entrée alors chez Synlab. L’entreprise est présente dans 19 pays et rassemble notamment 360 laboratoires d’analyse médicale en France. Je suis responsable des achats indirects, ce qui correspond à de nombreux domaines : véhicules, téléphones, assurances, énergies…

Quelle importance représente l’achat d’électricité pour votre entreprise ?

C’est une catégorie d’achats véritablement stratégique ! Nous devons assurer la bonne alimentation en électricité de tous nos laboratoires médicaux, et particulièrement les plateaux techniques sur lesquels les prélèvements sont analysés.

À l’échelle nationale, ce poste représente un budget annuel de 2,2 millions d’euros dont 1,8 avec ENGIE.

Comment avez-vous renégocié ce contrat ?

L’entreprise était sous contrat avec ENGIE depuis trois ans, et l’engagement se terminait peu de temps après mon arrivée. L’achat d’électricité était un domaine que je ne maîtrisais pas et dont j’ai découvert la complexité et le jargon : puissance nominale, électrons, turpe (tarif d’utilisation du réseau public d’électricité), heures creuses et heures pleines d’été ou d’hiver… Il s’agit aussi d’un secteur très réglementé, avec des contraintes d’État, et le prix du kilowatt-heure dépend de nombreux facteurs. Il existe peu de leviers de négociation et les écarts de prix entre fournisseurs sont finalement assez minimes.

Afin d’avoir le choix entre plusieurs offres, j’ai lancé une consultation auprès de quatre entreprises dont ENGIE.

Pourquoi avez-vous choisi l’offre d’ENGIE ?

Après avoir analysé les différentes offres, j’ai retenu ENGIE et une autre entreprise. Cette dernière était légèrement moins chère, mais le changement de fournisseur représente un coût et rend l’économie potentielle anecdotique.

J’ai recommandé à ma direction de retenir ENGIE pour la qualité de service : il y a des laboratoires Synlab aux quatre coins de la France, et j’ai un impératif de garantie de distribution de l’énergie.

D’autre part, la disponibilité de mon interlocutrice commerciale a joué dans cette décision. En effet, elle m’a accompagné tout au long du processus de négociation avec une approche très pédagogique. Elle a pris le temps de bien saisir nos attentes, puis de m’expliquer toutes les subtilités requises pour comprendre la construction des prix.

J’ai senti un grand professionnalisme et une vraie écoute, ce qui est rassurant lorsqu’il s’agit d’un secteur d’achat aussi stratégique.

Depuis le renouvellement du contrat, avez-vous le sentiment que la promesse commerciale a été tenue ?

Tout à fait, je suis ravie de mon choix. Les nouveaux tarifs sont entrés en vigueur au 1er janvier 2019 avec des perspectives d’économies sur 2020-2021. ENGIE est réellement à mes côtés, j’ai la même conseillère que pendant les négociations et je sens un véritable suivi. Pas plus tard qu’hier, elle m’a appelé pour me proposer une optimisation du contrat qui va nous permettre de réaliser encore plus d’économies. C’est vraiment appréciable de pouvoir compter sur un fournisseur compétent et pro-actif. C’est compliqué d’être expert dans tous les domaines et j’attends exactement ce type d’accompagnement de mes prestataires.

En quoi consiste cette optimisation que vous évoquez ?

Les contrats d’électricité se composent d’une part fixe qui correspond à une puissance nominale, généralement 36 ou 42 KW et d’un prix à l’unité en fonction des consommations. Or il s’avère que nous pouvons optimiser des contrats souscrits il y a plusieurs années pour une partie de nos laboratoires, car ils sont basés sur des forfaits de 36 KW mais affichent systématiquement une surconsommation. En passant au forfait supérieur, le prix de l’électron va baisser et nous pourrons in fine réaliser des économies notables.

Nous allons donc modifier 53 contrats, ce qui représente quand même 15 % de nos laboratoires ! Cet exemple prouve que mes interlocutrices chez ENGIE suivent vraiment notre dossier.

Au jour le jour, comment gérez-vous votre offre ?

J’échange avec ENGIE lorsque je souhaite rattacher un nouveau laboratoire ou faire évoluer le contrat-cadre, mais au quotidien je suis complètement autonome grâce aux outils digitaux mis à ma disposition comme BILL-e et SAM-e. Je peux par exemple réaliser facilement et rapidement une extraction de nos consommations annuelles c’est vraiment pratique !

En conclusion, qu’est ce qui vous semble le plus important dans votre relation avec ENGIE ?

À mon sens, le plus important est cette dimension d’accompagnement et de conseil.

Je ne fais pas partie des acheteurs “cost killer”, car je recherche avant tout la qualité de service. Je pense que le TCO (coût total) d’un achat doit être envisagé sur toute la durée du contrat et en fonction de ses conditions d’exécution. Il faut notamment prendre en compte le temps qui devra être consacré au dossier : en ce qui me concerne, moins j’entends parler d’un fournisseur et mieux c’est !

Finalement, le choix de la qualité est souvent payant car il y a moins de problèmes à régler et pas de coûts cachés : je suis convaincue qu’il ne faut pas uniquement regarder le montant en bas de la facture.