Le guide utile de la facture électronique
S’agissant du secteur privé, l’obligation de facturation électronique s’imposera à compter du 1er juillet 2024 en réception à l’ensemble des entreprises et, en transmission, aux grandes entreprises à compter de la même date, aux entreprises de taille intermédiaire à compter du 1er janvier 2025, puis aux petites et moyennes entreprises et microentreprises à compter du 1er janvier 2026.
La dématérialisation est donc au centre de nos préoccupations afin de proposer à nos clients les meilleures solutions. Qu’est-ce que la dématérialisation des factures d’énergie ? Quelles solutions adopter et quels sont les bénéfices d’une facture électronique ? Toutes les réponses dans ce nouveau guide utile sur la dématérialisation des factures d’énergie.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture est dite « électronique » si elle a été créée, envoyée, reçue et conservée dans les conditions légales en vigueur sous forme électronique. La facture électronique n’existera jamais sous forme papier ; on parle alors de dématérialisation fiscale. Dit autrement, une facture émise en format papier, numérisée par la suite, n’est pas une facture électronique.
Pour être conforme, le processus de dématérialisation de la facture doit :
- Garantir l’identité de celui qui l’a émise,
- Assurer l’intégrité de son contenu
- Offrir un maximum de lisibilité à toutes les étapes
Ces différents points sont assurés par la présence d’une signature électronique.
Et pour le cas particulier des factures d’énergie, il convient également de respecter les obligations imposées par le code du commerce, particulièrement celles de l’arrêté du 18 avril 2012.
On identifie deux types de factures électroniques : les factures électroniques sous forme de fichiers de données dits « non structurés » et les factures électroniques sous forme de fichiers de données dits « structurés ».
Les factures électroniques sous forme de fichiers non structurés sont produites en format PDF ou DOC, tandis que les factures sous forme de fichiers structurés se présentent sous forme de fichiers XML permettant l’intégration automatique des données dans les systèmes d’information. Dans ce dernier cas, afin de permettre une restitution en clair de la facture à toute les étapes de sa conservation, une version PDF est usuellement associée en tant que pièce jointe.
Quel que soit le format, une facture électronique doit toujours être signée afin de garantir son authenticité et son intégrité.
Quelles différences avec la dématérialisation ?
La dématérialisation est le processus qui consiste à passer d’un support physique, le papier, à un support électronique. Souvent associé à un traitement OCR (reconnaissance optique de caractère), qui permet de transformer un fichier « image », le PDF, en un fichier « texte », cette opération permet l’injection des données dans le système d’information du client. Dans ce cas, la facture papier, seul support à valeur fiscale, doit néanmoins être conservée.
Pourquoi opter pour la facture électronique ?
Changer ses habitudes pour la facture électronique, c’est aller vers :
- Un traitement plus rapide entre le client et le fournisseur et client
- Une intégration automatique des données de facturation dans le système d’information du client pour limiter les risques d’erreur à la saisie
- Une traçabilité accrue
- Un stockage facilité
- Un impact environnemental amélioré
- Un suivi optimal des consommations et des budgets
Qui est concerné ?
Toutes les entreprises peuvent d’ores et déjà opter pour la facture électronique. Une telle mise en place doit être réalisée avec le consentement explicite et éclairé du client.
ENGIE Entreprises & Collectivités accompagne toutes les entreprises qui souhaitent disposer de la facture électronique. Conscients des bénéfices pour l’environnement et en matière de réduction des coûts, aujourd’hui nos clients sont de plus en plus nombreux à adopter la facture électronique, sous ses différents formats.
- Pour plus d’infos concernant les acteurs engagés dans ces systèmes de facturation, (re)découvrez cet article sur la société LOGILINK
Quelles solutions ENGIE Entreprises & Collectivités vous propose ?
ENGIE Entreprises & Collectivités met à votre disposition une solution pour chacun des 2 formats de fichiers de données, non structurés et structurés.
Facture électronique PDF signé dans l’espace client BILL-e
Vous pouvez consulter et télécharger vos factures depuis votre espace client BILL-e, de façon manuelle ou automatique.
- La facture se présente sous la forme d’un fichier PDF signé pour garantir sa sécurité
- C’est une facture originale (et non un duplicata) dotée d’une valeur fiscale
- La facture peut être classée dans vos archives
- Vos factures sont mises à disposition dans l’espace client BILL-e pendant 5 ans
- Une alerte est programmable pour vous signaler une nouvelle facture disponible
- Sur BILL-e, les factures sont téléchargeables de façon unitaire ou en masse
Facture électronique en format de données structuré DIG-e-FACT
DIG-e-FACT est notre solution d’échanges de données informatisées (EDI) qui simplifie beaucoup la gestion de vos factures d’énergie. Les factures sont envoyées au format XML en temps réel via une liaison internet sécurisée entre le système informatique d’ENGIE et celui du client. La liaison permet un suivi complet et sécurisé des échanges.
- ENGIE Entreprises & Collectivités vous accompagne dans la définition du périmètre des sites concernés et les modalités de mise à jour
- Votre facture papier est alors remplacée par un PDF signé accompagné d’un fichier de données XML
- Toutes vos données de consommation et de facturation peuvent être intégrées directement dans votre propre suite logicielle
- Pour plus de renseignements sur les bénéfices de notre plateforme DIG-e-FACT, n’hésitez pas à lire notre témoignage client