Simplifier vos factures d’énergie avec 3 solutions digitales !

Besoin de faciliter l’intégration des factures d’énergie dans le système comptable de votre entreprise ? ENGIE Entreprises & Collectivités met à votre disposition trois services digitaux : la facture PDF signée, les exports de données depuis votre espace client BILL-e, et le processus Dig-e-Fact ! Choisissez la solution la plus adaptée aux enjeux de votre entreprise.

Simplifier vos factures d’énergie pour gagner du temps ! 

La simplification de vos factures d’énergie : un enjeu majeur ! Et nous l’avons compris. Grâce à nos nouveaux services digitaux dédiés à la facturation, vous allez gagner du temps. Et vous limiterez le risque d’erreur lié à une saisie manuelle des données ! Voici un exemple : un syndic pilote un parc de 100 copropriétés avec 3 contrats d’électricité chacune. Il doit gérer jusqu’à 3 600 factures par an !

Quelle est l’approche classique ? Les factures sont réceptionnées par courrier : l’ouverture des enveloppes et la saisie des données sont donc des opérations chronophages. De plus, elles mobilisent une voire plusieurs personnes sur des tâches laborieuses à valeur ajoutée discutable. Quels sont les autres inconvénients de la facturation classique ? Une vision décalée de la consommation du parc et – aspect important pour vous comme pour nous – une empreinte carbone défavorable.

Notre réponse ? Vous avez le choix parmi 3 solutions de facturation digitalisées, progressives et adaptées à vos enjeux. Elles sont rapidement opérationnelles, peu importe la taille de votre parc ou le niveau de développement de votre système de gestion.

1. La facture PDF signée : objectif zéro papier 

Envie d’avancer dans la dématérialisation de la gestion de vos factures fournisseurs ? La première étape consiste à recevoir vos factures énergétiques uniquement en version digitale. Le principe ? Oubliez les factures papier !

Désormais, tout se passe avec dans votre espace client BILL-e,. Vous avez la possibilité de piloter facilement la gestion de vos factures d’énergie 24/7, où que vous soyez et quand vous le souhaitez. Activez simplement l’option pour recevoir une notification dès qu’une nouvelle facture est disponible.

Cette facture d’énergie se présente sous la forme d’un PDF signé : c’est une facture originale et non un duplicata. Ce document a donc une valeur fiscale et comptable. Vous pouvez le classer directement dans vos archives électroniques. En plus de gagner de la place chez vous, vous ne perdez plus de temps à scanner la facture papier. Toutes les factures énergétiques sont disponibles pendant cinq ans après leur édition.

2. Les exports depuis l’espace client Bill-e pour automatiser vos données de facturation 

Envie de capitaliser sur votre solution comptable existante, tout en accélérant le processus d’importation de vos factures d’énergie ? Rien de plus simple. Il vous suffit de paramétrer votre espace client BILL-e.

• En quelques clics, vous configurez un export automatique des données constitutives de vos factures.
• Vous recevrez ensuite une notification pour télécharger un fichier Excel : toutes vos données de facturation y sont indiquées.
• Vous n’aurez plus qu’à les importer dans votre système de gestion.

Cette solution s’adresse à tous les clients ! En effet, vous n’avez pas besoin d’adapter vos systèmes de gestion. De plus, elle est parfaitement complémentaire à la facture dématérialisée. Ces exports de données relatifs aux factures d’énergie sont rapides, lisibles et complets. En plus de l’aspect comptable, ils intègrent aussi le suivi des consommations et le périmètre contractuel. Enfin, vous pouvez choisir parmi différents modèles d’export.

3. Dig-e-Fact : le processus de facturation 100% dématérialisée 

Vous disposez d’un parc immobilier important et votre stratégie SI implique une forte dématérialisation ? ENGIE Entreprises & Collectivités vous propose Dig-e Fact pour simplifier la gestion de vos factures d’énergies.

Cette solution est fondée sur une plateforme d’échange de données informatisées (EDI). Le principe ? Connecter notre système d’édition des factures à votre système comptable. Cette méthode fonctionne en temps réel et en totale sécurité. Une fois l’adaptation de votre SI réalisée (piloté par vos soins) tout devient automatique. Chaque facture d’énergie éditée est immédiatement intégrée dans votre solution comptable.

Quels sont les avantages de cette solution ? Tous nos clients expliquent avoir gagné du temps grâce à Dig-e-Fact ! Ils peuvent ainsi se repositionner sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le renforcement du service client ou l’analyse comparée des consommations ou des dépenses. Vous souhaitez en savoir plus sur Dig-e-Fact ? Découvrez ici le témoignage de Nicolas MILHE, Directeur Technique de Sergic.

Des services simples et utiles, une écoute sur mesure

À travers ses différentes solutions de facturation dématérialisée de l’énergie, ENGIE Entreprises & Collectivités facilite votre performance au quotidien.

Grâce à la gestion digitale et sécurisée de vos factures d’énergie, vous bénéficiez tout d’abord d’un gain de place. Désormais, vous n’avez plus besoin de consacrer un espace au rangement des factures papier. Vous pouvez accéder à l’ensemble de vos factures en quelques clics, 24h/24 et 7j/7. Chacune de nos solutions de facturation dématérialisées vous permet également de gagner de l’argent : le coût de traitement de ces factures est réduit et vous évitez de potentielles erreurs de saisie manuelle.

Dans une optique de réponse à vos besoins, les équipes ENGIE Entreprises et Collectivités ont également développé une interface de programmation applicative (API)

Vous avez des questions sur l’un de ces services, ou bien vous souhaitez évoquer avec nous un besoin spécifique ? Laissez-nous un message, nous prendrons contact avec vous dans les plus brefs délais.